Datenschutz

1. Verantwortlicher

Tobias Helberg
Waldfriedhofstr. 19
81377 München
Deutschland
E-Mail: cockpit@baukosten-cockpit.de

2. Grundsätze der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung der Webseite und von Baukosten-Cockpit, zur Erfüllung angeforderter Funktionen, zur Kommunikation, zur Gewährleistung von Stabilität und Sicherheit oder aufgrund einer gesetzlichen Pflicht oder Einwilligung erforderlich ist. Dabei gelten insbesondere Zweckbindung, Datenminimierung, Speicherbegrenzung, Integrität und Vertraulichkeit.

Soweit die Verarbeitung zur Bereitstellung eines Nutzerkontos und der angeforderten Produktfunktionen erforderlich ist, beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sicherheitsmaßnahmen und der zuverlässige technische Betrieb beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Weitere Rechtsgrundlagen, insbesondere gesetzliche Pflichten oder eine Einwilligung, gelten, soweit sie im Einzelfall einschlägig sind.

3. Besuch der Webseite

Beim Aufruf der Webseite können technisch notwendige Zugriffsdaten verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL und übertragene Datenmenge. Sie dienen der Auslieferung der Webseite, dem technischen Betrieb, der Stabilität, der Fehleranalyse und dem Schutz vor Missbrauch.

Statistische Besuchsauswertung mit Matomo

Für eine statistische Auswertung der Besuche der öffentlichen Webseite und der angemeldeten Anwendung ist unser selbst gehostetes Matomo unter analytics.baukosten-cockpit.de vorgesehen. Die Auswertung erfolgt ausschließlich aus minimierten Server-Logdaten, ohne Analyse-Cookies, Browser-Tracking-Skripte oder zusätzliche Speicherung im Browser. Ausgewertet werden Besuche, nicht die Anzahl eindeutiger Personen. IP-Adressen werden für die Analyse maskiert; URL- und Referrer-Informationen werden minimiert. Nutzerkennungen, Projekt- oder Dokumentinhalte und Abfrageparameter wie die Anwendungsansicht werden nicht zur Analyse übernommen.

Für die Matomo-Rohdaten ist eine Löschfrist von 180 Tagen konfiguriert; zusammengefasste Statistiken können länger bestehen bleiben. Technische Sicherheitsprotokolle bleiben davon getrennt. Vor der produktiven Aktivierung muss der Betreiber die konkrete Rechtsgrundlage und gegebenenfalls Einwilligungserfordernisse prüfen und dokumentieren. Die bloße Cookie-Freiheit bedeutet nicht, dass eine Einwilligung in jedem Fall entbehrlich ist. Derzeit ist noch kein produktiver Logimport erfolgt; diese Information und die reine Anzeige vorhandener Statistiken aktivieren keine Datenerfassung.

Einwilligungsbasierte Besuchsauswertung mit Google Analytics 4

Zusätzlich ist Google Analytics 4 für die statistische Auswertung der öffentlichen Webseite und der angemeldeten Anwendung vorgesehen. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google wird erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über „Akzeptieren“ geladen; ohne Einwilligung und bei „Ablehnen“ werden durch diese Integration keine Verbindungen zu Google aufgebaut. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG.

Google verarbeitet insbesondere eine Cookie-basierte Browserkennung, Sitzungskennungen, Besuchszeit und Nutzungsdauer sowie technische Metadaten wie Browser, Gerät, Sprache und Bildschirmgröße. Die IP-Adresse wird bei der Übertragung technisch verarbeitet und laut Google in GA4 nicht dauerhaft gespeichert; daraus können ungefähre Standortangaben abgeleitet werden. Für manuelle Seitenaufrufe übermitteln wir nur den geprüften öffentlichen kanonischen Seitenpfad beziehungsweise für sämtliche Anwendungsseiten den festen virtuellen Pfad /app sowie einen allgemeinen Seitentitel und eine feste Herkunftsadresse ohne Seitenpfad. In der Anwendung werden echte Anwendungsadressen, Abfrageparameter, URL-Fragmente, private Referrer, Nutzer- und Projektkennungen, Baukosten, Formulareingaben und Dokumentinhalte nicht als Analysedaten übergeben. Die öffentliche Webseite und die Anwendung verwenden zwei getrennte Datenstreams derselben GA4-Property. Auf der öffentlichen Webseite ist die erweiterte Analyse aktiviert: Sie kann Scrollvorgänge, ausgehende Klicks, interne Suchvorgänge, Formularinteraktionen, Videonutzung und Dateidownloads erfassen. Dabei können insbesondere Suchbegriffe, Linkziele und Domains, Dateinamen und Dateitypen, Formular-ID, Formularname, Formularziel und Beschriftung der Absendeaktion sowie Videotitel, Video-URL, Anbieter und Wiedergabefortschritt verarbeitet werden. Diese von Google erzeugten Ereignisparameter werden nicht automatisch durch unsere Bereinigung manueller Seitenaufrufe bereinigt; die tatsächlichen Datenübermittlungen sind vor Aktivierung auf personenbezogene und sensible Inhalte zu prüfen. In der angemeldeten Anwendung ist die erweiterte Analyse deaktiviert; dort werden nur der allgemeine Seitenaufruf /app und technisch bedingte Google-Standardereignisse verarbeitet. Automatische Seitenaufrufe bei Änderungen des Browserverlaufs bleiben auf beiden Oberflächen deaktiviert. Google kann technisch bedingte Standardereignisse wie Sitzungsbeginn und Nutzungsdauer erfassen. Werbesignale und Google Signals bleiben deaktiviert.

Die Analyse-Cookies _ga und _ga_ mit der Kennung des Datenstreams werden nur auf dem jeweiligen Host gesetzt, mit einer Laufzeit von höchstens einem Jahr ab Setzung beziehungsweise Erneuerung. Die Entscheidung wird im lokalen Browserspeicher unter bkc.analytics-consent gespeichert, bis sie geändert oder durch Löschen der Websitedaten entfernt wird. Öffentliche Webseite und Anwendung auf unterschiedlichen Hosts haben jeweils eine eigene Entscheidung. Bei Fehlern des lokalen Speichers bleibt Google Analytics deaktiviert.

In der angemeldeten Anwendung können Sie die separate Einwilligung unter „Einstellungen > Datenschutz“ über „Analyse-Einstellungen ändern“ ändern und ebenfalls für die Zukunft widerrufen. Beim Widerruf werden die von dieser Integration gesetzten Analyse-Cookies des jeweiligen Hosts entfernt und eine bereits geladene Analyse durch Neuladen beendet. Die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt unberührt. Die Aufbewahrung von Nutzer- und Ereignisdaten ist vor Aktivierung im Google-Konto auf zwei Monate einzustellen; aggregierte Berichte können länger verfügbar bleiben.

Eine Verarbeitung durch Google LLC in den USA und weitere Unterauftragnehmer außerhalb der EU beziehungsweise des EWR ist möglich. Vor Aktivierung sind der Auftragsverarbeitungsvertrag, die tatsächlichen Übermittlungen und geeignete Garantien zu prüfen, insbesondere ein anwendbarer Angemessenheitsbeschluss einschließlich der Zertifizierung des Empfängers unter dem EU-US Data Privacy Framework oder erforderlichenfalls EU-Standardvertragsklauseln. Informationen von Google: Datenschutzerklärung und Datenschutz in Google Analytics. Die technische Bereitstellung ersetzt die externe rechtliche Prüfung vor der produktiven Aktivierung nicht. Die Matomo-Auswertung und deren eigener Aktivierungsvorbehalt bleiben davon unabhängig.

4. Registrierung und Nutzerkonto

Bei Registrierung und Kontonutzung verarbeiten wir insbesondere Nutzername, E-Mail-Adresse, optional Vor- und Nachname, Anmelde- und Berechtigungsdaten sowie die Zuordnung zu Mandanten und Projekten. Ein temporäres Passwort kann für die Übermittlung der Zugangsdaten erzeugt werden; dauerhaft gespeichert wird ausschließlich ein Passwort-Hash. Anmeldeversuche werden zum Schutz des Dienstes vor unbefugtem Zugriff protokolliert.

Diese Daten dienen der Einrichtung und Verwaltung des Kontos, der Anmeldung, der Zuordnung von Berechtigungen, der Kommunikation und der Sicherheit des Dienstes.

5. Projekt-, Baukosten- und Dokumentdaten

Je nach Nutzung verarbeiten wir Projektstammdaten einschließlich Adresse, Standort und Wohnfläche, Kostenstrukturen und Kostenpositionen, Kostenschätzungen, Angebote, Zahlungen, Rechnungs- und Statusangaben, Prognosen, Kommentare, Notizen und zugehörige Dokumente einschließlich Dateiname, Dateityp, Dateigröße und Dateiinhalt. Die Angaben können auch personenbezogene Informationen enthalten, die Nutzer selbst in Beschreibungen, Kommentaren oder Dokumenten eintragen.

Die Verarbeitung dient der projektbezogenen Baukostenplanung, Dokumentation, Auswertung und Fortschreibung sowie der Ausführung der vom Nutzer gewählten Lese-, Erstellungs-, Änderungs- und Löschfunktionen.

6. Verbundene Apps, ChatGPT und OpenAI

Die Nutzung der verbundenen App ChatGPT ist freiwillig und für die normale Nutzung von Baukosten-Cockpit nicht erforderlich. Claude kann aktuell nicht mit dem Baukosten-Cockpit verbunden bzw. dafür genutzt werden. Eine registrierte Drittanbieter-Anwendung erhält erst Zugriff, nachdem der Nutzer die angeforderte OAuth-Verbindung und Berechtigungen ausdrücklich autorisiert hat. Der Zugriff ist durch den erteilten Umfang mcp.read für Lesen oder mcp.write für Lesen und Schreiben begrenzt. Zusätzlich prüft Baukosten-Cockpit serverseitig bei jedem Zugriff Nutzer, Mandant, Projekt und die konkrete Berechtigung; ein OAuth-Umfang erweitert diese Berechtigungen nicht.

Baukosten-Cockpit erhält nur die strukturierten Daten, die für konkrete Werkzeugaufrufe erforderlich sind. Werkzeugargumente können aus der Anfrage des Nutzers abgeleitete Angaben enthalten, etwa Projekt- oder Datensatzkennungen, Beschreibungen, Kommentare, Daten, Geldbeträge, Statusauswahlen und weitere für den gewünschten Vorgang benötigte Werte. Bei einem Dokument-Upload oder -Austausch kann die Verbindung außerdem die erforderliche entfernte Dateibeschreibung, Dateimetadaten und den autorisierten Dateiinhalt übermitteln.

Baukosten-Cockpit fordert weder das ChatGPT-Passwort noch OpenAI-Zugangsdaten oder einen unbeschränkten beziehungsweise vollständigen ChatGPT-Unterhaltungsverlauf an. Für einen Werkzeugaufruf relevante Informationen aus einer Nutzeranfrage können jedoch als strukturierte Werkzeugargumente an Baukosten-Cockpit übertragen werden.

Lesewerkzeuge können die jeweils autorisierten Daten aus Baukosten-Cockpit an die ausgewählte verbundene App und damit an deren Anbieter zurückgeben. Dazu zählen Projektlisten und Projektdetails, Projektadresse, Standort und Wohnfläche, Kostensummen und Prognosen, Kostenstrukturen, Schätzungen, Angebote, Zahlungen, Statusinformationen und Dokumentmetadaten. Bei einem Zugriff auf ein im Rahmen der bestehenden Berechtigungen freigegebenes Dokument kann auch dessen Dateiinhalt an die verbundene App übermittelt werden. Bei ChatGPT ist der Anbieter und Empfänger OpenAI. Schreibwerkzeuge können im Rahmen der erteilten Berechtigungen Datensätze und Dokumente in Baukosten-Cockpit erstellen, ersetzen oder löschen.

Die Entgegennahme und Ausführung der Werkzeugaufrufe innerhalb von Baukosten-Cockpit ist unsere Verarbeitung. Sobald Werkzeugantworten oder Dateidaten an eine externe verbundene App und deren Anbieter übermittelt wurden, richtet sich die anschließende Verarbeitung nach den Nutzungsbedingungen, Datenschutzhinweisen und verfügbaren Datenkontrollen des jeweiligen Anbieters. Für ChatGPT und OpenAI sind dies die Nutzungsbedingungen und Datenschutzerklärung von OpenAI sowie die ChatGPT-Datenkontrollen. Angaben zu Aufbewahrung, Training, Speicherort oder datenschutzrechtlicher Rollenverteilung bei einem Anbieter richten sich ausschließlich nach den dort geltenden Informationen und Einstellungen.

7. Empfänger

Daten erhalten nur die Empfänger, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Dazu können Hosting-, Server- und technische Dienstleister für den Betrieb von Baukosten-Cockpit sowie der konfigurierte Mailanbieter für systembezogene E-Mails gehören. Der Anbieter einer externen verbundenen App erhält Daten nur, wenn der Nutzer diese App bewusst mit Baukosten-Cockpit verbindet und verwendet. Bei ChatGPT ist dieser Anbieter OpenAI; bei anderen verbundenen Clients kann der jeweilige Anbieter Empfänger sein. Zuständige Behörden oder andere Empfänger erhalten Daten nur, soweit eine Offenlegung gesetzlich vorgeschrieben ist.

8. Speicherdauer und technische Verbindungsdaten

Konten sowie Projekt-, Kosten-, Zahlungs-, Schätzungs-, Angebots- und Dokumentdaten bleiben gespeichert, solange sie für das Nutzerkonto und den Produktzweck erforderlich sind. Danach werden sie gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Externe Sicherungskopien können Daten enthalten, bis sie durch die jeweilige betriebliche Backup-Rotation entfernt werden.

Der im Browser vorgemerkte OAuth-Autorisierungsvorgang ist kurzlebig. OAuth-Autorisierungscodes sind 5 Minuten, Zugriffstoken 15 Minuten und Aktualisierungstoken 30 Tage gültig; diese Zugangsdaten werden ausschließlich als Hashwerte gespeichert. Der serverseitige Zustand einer MCP-HTTP-Sitzung läuft nach 2 Stunden ab und wird bei aktiver Sitzungsnutzung erneuert. Bestätigungsanforderungen für löschende oder ersetzende Aktionen laufen nach 10 Minuten ab. Abgeschlossene und fehlgeschlagene Datensätze zur sicheren Wiederholung idempotenter Änderungen werden 24 Stunden aufbewahrt.

Der Ablauf einer Gültigkeitsfrist bedeutet nicht zwingend die sofortige physische Löschung. Ablaufberechtigte OAuth-Datensätze, MCP-Sitzungen und abgeschlossene oder fehlgeschlagene Änderungsdatensätze werden durch den bestehenden betrieblichen Bereinigungslauf entfernt. Verbindungs- und Freigabemetadaten können bestehen bleiben, solange eine Verbindung aktiv ist oder soweit sie zur Abbildung oder Dokumentation eines widerrufenen Zugriffs erforderlich sind. Aufzeichnungen über Anmeldeversuche werden zur Absicherung der Anmeldung gespeichert. Bei einer späteren normalen Anmeldeprüfung werden dabei Datensätze bereinigt, die älter als 30 Tage sind; ohne einen solchen späteren Anmeldevorgang kann die physische Löschung entsprechend später erfolgen.

9. Aggregierte und anonymisierte Auswertungen

Baukosteninformationen können anonymisiert oder aggregiert ausgewertet werden, um Statistiken, Benchmarks und Baupreisprognosen vorzubereiten oder die Anwendung zu verbessern. Dabei werden keine personenbezogenen Einzelprofile veröffentlicht und keine projektbezogenen Einzelangaben offengelegt.

10. Nutzerkontrollen und Betroffenenrechte

Der Nutzer entscheidet, ob er eine angeforderte OAuth-Verbindung autorisiert und ob die Verbindung entsprechend dem gewährten Umfang nur lesen oder lesen und schreiben darf. In Baukosten-Cockpit kann eine aktive Freigabe unter „Verbundene Apps“ widerrufen werden. Eine Änderung der Berechtigung trennt die bestehende Freigabe und erfordert eine erneute Autorisierung. Soweit ein externer Client eigene Verbindungseinstellungen anbietet, kann die Verbindung zusätzlich dort getrennt werden; bei ChatGPT ist dies über die zugehörigen ChatGPT-App-Einstellungen möglich. Diese externe Einstellung ändert nicht das eigene Berechtigungsmodell von Baukosten-Cockpit.

Betroffene haben nach Maßgabe der DSGVO Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Erteilte Einwilligungen können mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

11. Kontakt Datenschutz

Für Datenschutzanfragen und die Ausübung Ihrer Rechte: cockpit@baukosten-cockpit.de.

Stand der Datenschutzhinweise: Version 1.3.